nLPD : Article 5
L’importance du Conseiller à la Protection des Données : un phare dans le paysage de la protection des données
Vous êtes-vous déjà retrouvé au milieu d’une forêt inconnue sans guide pour vous montrer le chemin ? C’est exactement à quoi peut ressembler le monde de la protection des données sans un Conseiller à la Protection des Données (DPO).
Qui est le Conseiller à la Protection des Données ?
Considérons-le comme une sorte de super-héros des données, mais au lieu de la cape et du masque, il est armé d’une connaissance profonde des lois et des règlements en matière de protection des données…
Hum… prenons les choses dans l’ordre et parlons d’abord du responsable du traitement. Selon la nouvelle Loi sur la Protection des Données (LPD)[1], le responsable du traitement est la personne privée ou l’organe fédéral qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles. En d’autres termes, c’est celui qui détermine pourquoi et comment les données personnelles doivent être traitées. Selon la LPD, le responsable des traitements est responsable de la sécurité et de la protection de ces données, ainsi que de la conformité aux obligations légales en matière de protection des données. Les organes fédéraux ont l’obligation de nommer un DPO. Les entreprises européennes ont elles aussi cette obligation mais seulement dans des cas de traitements à grande échelle soit réguliers, soit de données sensibles. Et alors pourquoi pas le responsable des traitements privé suisse ?
Le rôle du DPO est d’apporter une expertise précieuse au responsable du traitement en matière de protection des données. Le DPO assiste le responsable du traitement sur la manière de respecter les dispositions de la LPD, contribuant ainsi à la mise en place d’un environnement respectueux de la réglementation. De ce fait le Conseiller à la Protection des Données et le responsable du traitement sont comme le pilote et le co-pilote d’un avion. L’un décide de la destination et de la route à prendre, tandis que l’autre s’assure que l’avion est en bon état de vol, respecte les règles de l’air, et suit le bon cap. Ensemble, ils garantissent un voyage sûr et réussi, une arrivée à bon port.
Le rôle de DPO a certaines obligations:
Le DPO doit exercer sa fonction de manière indépendante, sans recevoir d’instructions du responsable du traitement. Cela garantit que le DPO peut accomplir ses tâches objectivement et sans interférence, permettant une application juste et non biaisée de la loi. Cette indépendance doit se traduire par sa position hiérarchique : il devrait être directement subordonné à la direction de l’entreprise.
Le DPO ne doit pas exercer de tâches incompatibles avec ses fonctions. Cela signifie qu’il ne peut pas assumer des responsabilités qui entreraient en conflit avec son rôle de protection des données (par ex : le responsable de la sécurité (CISO) ne devrait pas jouer le rôle de DPO). Cette disposition vise à éviter les conflits d’intérêts et à garantir que le DPO peut se consacrer pleinement à ses tâches de protection des données.
Le DPO doit disposer des connaissances professionnelles nécessaires. Cela requiert une connaissance approfondie de la LPD et d’autres réglementations pertinentes (l’équivalent européen de la loi suisse sur la protection des données, le fameux RGPD, loi du travail, règlements cantonaux, loi sur les banques, … suivant le contexte), ainsi que de la capacité à appliquer ces connaissances à des situations réelles. Cette expertise est essentielle pour aider le responsable du traitement à naviguer dans le paysage complexe de la protection des données.
Le DPO : Conseiller, Auditeur et Gardien
Le DPO est plus qu’un simple professionnel de la conformité. Son rôle est comparable à celui d’un phare, il fournit un faisceau de lumière puissant et fiable dans l’obscurité de l’incertitude réglementaire. Et la nouvelle LPD verra son lot de précisions et de jurisprudence définir la cartographie des lieux progressivement dans les prochaines années.
En tant que conseiller juridique en matière de protection des données, le DPO traduit ces dispositions juridiques complexes en recommandations pratiques pour permettre à l’organisation de mettre en place une gouvernance solide de la protection des données facilitant ainsi la conformité.
Les données personnelles de vos partenaires ne vous appartiennent pas, mais vous êtes responsables de leur intégrité et de leur protection. Vous êtes responsable des données personnelles qui vous sont confiées et le DPO est le gardien de la paix de vos données, celui qui fait respecter le règlement et s’assure du respect de la loi, même à l’insu de votre plein-gré.
En étroite collaboration avec l’équipe de sécurité de l’information, il identifie les risques dans le but de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour que les données personnelles soient protégées contre les fuites et les accès non autorisés. Il s’assure que les principes de protection des données par design et par défaut sont appliqués pour que le matériel et les services soient conçus et déployés de manière à protéger les données et à respecter la vie privée des utilisateurs.
Le DPO a également la possibilité et souvent la mission de sensibiliser les employés à l’importance de la protection des données. Par des formations régulières et des mises à jour sur les dernières évolutions législatives, il aide à instaurer une culture de respect des données personnelles dans l’organisation.
Par la conduite d’audits réguliers, il pourra vérifier la conformité de l’entreprise aux dispositions de la LPD, détectant les moindres anomalies et prévenant les éventuels incidents liés aux données personnelles. Il peut ainsi identifier les éventuelles lacunes dans les politiques et les pratiques de l’organisation. Nous recommandons la réalisation de ces audits afin de détecter et corriger proactivement les problèmes avant qu’ils ne deviennent des violations de données.
Enfin, en cas de violation de données, le travail en amont du DPO permet de protéger les intérêts de l’organisation et des personnes concernées. Il s’assurera par exemple que la violation soit signalée dans les meilleurs délais aux autorités de contrôle, le Préposé Fédéral à la Protection des Données et à la Transparence (PFPDT) et aux personnes concernées en cas de nécessité. Par son implication, il contribuera à l’élaboration de plans d’action pour prévenir de futures violations.
Par ailleurs, Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle version de la LPD le 1er septembre 2023, le rôle du DPO a évolué, et a gagné en importance et en complexité. Le responsable des traitements doit, dorénavant, mener une analyse d’impact sur la protection des données pour les traitements qui présentent un risque élevé pour les droits et libertés des personnes. Qui de mieux que le DPO pour le seconder ?
En fin de compte, avoir un DPO dans votre organisation n’est pas seulement une bonne pratique – c’est aussi un investissement intelligent. Un DPO compétent peut vous aider à éviter les non-conformités, à protéger la réputation de votre organisation, et à renforcer la confiance de vos clients et partenaires.
Pour certaines entreprises, la charge ne justifie pas l’emploi d’un DPO en interne. Un DPO externe est même un avantage dans certains cas, et il existe de nombreuse façon de le faire monter à bord, comme par exemple avec Abilene Advisors DPO-as-a-Service.
Il vous reste quelques semaines avant la mise en application de la loi, que vous pouvez mettre à profit afin de vous conformer aux exigences les plus criantes, la politique de confidentialité et l’exercice des droits des personnes concernées. Un parfait marchepied pour votre DPO, interne ou externe.
[1] RS 235.1 Loi fédérale sur la protection des données (LPD) valable à partir du 1er septembre 2023